Privacy policy

Voor Old & New England is het beschermen van de persoonsgegevens van natuurlijke personen een belangrijk doel en bovenal een wettelijke verplichting ( GDPR van kracht op 25/5/2018 ) die Old & New England hoog in het vaandel draagt.

Met deze beleidstekst willen we toelichten op welke manier we de rechten en vrijheden van de betrokken natuurlijke personen en medewerkers (‘betrokkenen’) vrijwaren wanneer we persoonsgegevens verwerken, zowel op papier als in de digitale informatieomgeving. 

We besteden hierbij bijzondere aandacht aan meer risicovolle verwerkingen van persoonsgegevens, zoals ( indien van toepassing ) het gebruiken van de gegevens voor specifieke doeleinden, het nemen van passende technische en organisatorische maatregelen bij de verwerking, het uitwisselen van deze gegevens met andere actoren, …. We hebben ook oog voor het verwerken van persoonsgegevens van onze personeelsleden en andere actoren. Zeker wanneer we hierbij technologieën gebruiken die, zonder bescherming, een inbreuk kunnen zijn op hun persoonlijke levenssfeer.

Kwaliteitsvolle producten en / of diensten leveren is een topprioriteit voor Old & New England. Een belangrijk aspect hierbij is een kwaliteitsvolle verwerking van persoonsgegevens. De directie van Old & New England streeft aan de hand van dit beleid na dat de rechten en vrijheden van eenieder gevrijwaard zijn bij de verwerking van persoonsgegevens. Het uitschrijven van dit beleid heeft als doel om het correct omgaan met persoonsgegevens aan te tonen. Het bespreekt hierbij de beleidsdoelstellingen en formaliseert deze. Het verduidelijkt de cultuur van gegevensverwerking met respect voor eenieders rechten en vrijheden uitdragen. 

Concreet streven we volgende doelstellingen na ( in zoverre ze van toepassing zijn ): Old & New England

1. Is transparant over de persoonsgegevens die het verwerkt en het verwerkingsdoel, zowel naar de betrokkene als naar de toezichthouder. De gevoerde communicatie is eerlijk, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk. Het transparantieprincipe is ook van toepassing wanneer de persoonsgegevens worden uitgewisseld.
2. Verwerkt enkel de gegevens die relevant zijn voor het uitvoeren van haar taken. Elke taak waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, is rechtmatig. Dit betekent onder meer dat de verwerking in overeenstemming is met de wettelijke en statutaire doelen van Old & New England. Dit wordt telkens geëvalueerd bij een nieuw verwerkingsdoel.
3. Verwerkt enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk voor de uitvoering van de activiteiten.
4. Kijkt toe op de integriteit van de persoonsgegevens gedurende de ganse verwerkingscyclus.
5. Bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk. De noodzakelijkheid is afgetoetst tegenover wettelijke verplichtingen en de rechten en vrijheden van de betrokkene.
6. Voorkomt inbreuken die voortvloeien uit het verwerken van persoonsgegevens. Informatieveiligheid, gegevensbescherming bij ontwerp en privacy-vriendelijke standaardinstellingen zijn hiervoor hulpmiddelen. Wanneer een inbreuk plaatsvindt, wordt hierover gerapporteerd in lijn met de regelgeving ter zake.
7. Is in staat om alle geldende rechten van een betrokkene, zoals het recht op inzage, afschrift en eventueel ook schrapping uit te voeren. Old & New England bewaakt hierbij over de eventuele beperkingen die op deze rechten van toepassing zijn.
8. Waakt er actief over dat bij het verwerken van de persoonsgegevens voor een welbepaald doel, de rechten en vrijheden ( bv. recht op overdraagbaarheid ) van de betrokkene gevrijwaard blijven.
9. Verwerkt gegevens in lijn met de rechten en vrijheden die gelden in de Europese Economische Ruimte en controleert de toepassing hiervan wanneer de gegevens worden uitgewisseld daarbuiten. Old & New England leeft bijgevolg alle wettelijke en normerende kaders na (i.e. zowel Vlaamse, Federale als Europese regels) bij het verwerken van persoonsgegevens en heeft daartoe haar verantwoordelijkheid over de persoonsgegevens en die van andere duidelijk in kaart gebracht. Old & New England monitort daarenboven ook de in de sector geldende gedragscodes en past deze toe.
10. Kan aantonen dat het alle beleidsdoelstellingen naleeft, conform de wettelijke bepalingen. Deze verantwoordingsplicht wordt bewaakt door interne toezicht en controle en is uitvoerbaar volgens de wettelijk geldende principes.